Wenn Corona Homeoffice Phasen verlängert und Omikron Arbeitgeber in Sorge versetzt: Die neue Corona-Variante steht vor den Betriebstüren. Die neusten politischen Entscheidungen zeigen, wovor die größte Angst besteht – ein Zusammenbruch der Infrastruktur. Arbeitgeber sind weiterhin intensiv gefordert, die Zusammenarbeit verbessern und Teamstrukturen flexibel zu halten.

Hauptsache, es läuft. So lautet einer meiner Vortrags-Titel. Und ich finde, er passt wie die Faust aufs Auge zur aktuellen Lage. Corona Homeoffice und Quarantäne ist auch weiterhin in sehr vielen Unternehmen ein großes Thema. So mussten Infizierte bislang in strikte Quarantäne. Diese Quarantäne scheint in dieser Form ausgedient. Denn mit steigenden Impf- und Booster-Zahlen wird nun die Quarantäne verkürzt, insbesondere für Beschäftigte der kritischen Infrastruktureinrichtungen.

War die Ausbreitung des Virus noch bis vor kurzem die Top-Priorität, so lässt sich in den neuesten politischen Entscheidungen eine Veränderung der Prioritäten erkennen. Denn das öffentliche Leben darf nicht zusammenbrechen. Darum benötigt es nun neue Quarantänepläne, gerade für Beschäftigte der sogenannten kritischen Infrastruktur.

Diesbezüglich wurde zum jetzigen Zeitpunkt der Corona-Pandemie auf eine bekannte Definition zurückgegriffen: Kritische Infrastrukturen sind Organisationen und Einrichtungen mit wichtiger Bedeutung für das staatliche Gemeinwesen, bei deren Ausfall oder Beeinträchtigung nachhaltig wirkende Versorgungsengpässe, erhebliche Störungen der öffentlichen Sicherheit oder andere dramatische Folgen eintreten würden.

Neun gemeinsame Sektoren zählen darunter: Energie, Ernährung, Finanz- und Versicherungswesen, Gesundheit, Informationstechnik und Telekommunikation, Medien und Kultur, Staat und Verwaltung, Transport und Verkehr sowie Wasser. In manchen Bundesländer sogar noch mehr.

Corona Homeoffice und Quarantäne: leichtere Personalengpässe – was nun?

Quarantänezeit zu verkürzen zur sicheren Aufrechterhaltung der Infrastruktur ist die eine Sache. Das andere ist die operative Umsetzung für die Arbeitgeber. Denn ein Ausdünnen der Personaldecke, zu der es unweigerlich in solchen Stresssituationen kommen wird, ist für alle Beteiligten ein Stresstest. Einer der ganz intensiven Art.

Noch dazu kommt: Corona Homeoffice ist im gewerblichen Bereich meist schlichtweg nicht möglich. Wenn aber die Quarantäne die Personaldecke ausdünnt, müssen neue Ideen und Ansätze her.

Und wer schon mal im Infrastrukturbereich gearbeitet hat, weiß wie es sich anfühlt, wenn mehr Einsätze erforderlich werden, als zur gleichen Zeit abgearbeitet werden können. Schön ist anders.

Indes empfiehlt das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) zu betrieblichen Notfallplänen. Doch wie können sich diese gestalten, wenn räumliche Präsenz erforderlich ist? Was ist ein realistisches Szenario, wenn Fachpersonal knapp und sich Lieferketten verzögern?

Die Realität in vielen Betrieben: Man wird geradezu überrollt von der Aufgabenflut. Dadurch steigt nicht nur der Stress. Auch Wege- und Rüstzeiten legen zu. Ein Teufelskreis beginnt. Und ein Zustand, der nicht lange aufrecht erhalten werden kann und sollte, wenn einem die Gesundheit der eigenen Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Kunden am Herzen liegt.

5 Tipps, wie Organisationen fordernde Krisenzeiten bewältigen können

Ob im Gewerbebereich, im Transportwesen oder in sonstigen Sektoren der definierten kritischen Infrastrukturen: Bestimmte Dinge können Arbeitgeber tun, um akute Krisen zusammen mit ihrem Personal zu überwinden:

Meine 5 besten Tipps für akute Krisenzeiten:

1. Kreativ (um)denken und Zusammenarbeit verbessern

Akute Krisen erfordern kreative neue Wege. Gerade wenn gewohnte Prozesse nicht mehr effizient und zeitgemäß sind, tritt dies in der Krise deutlich zu Tage und bekannte System müssen sich in Frage stellen lassen. Das macht auch vor Menschen „an der Front“ nicht halt.

Ein Beispiel: Servicemonteure von Innenstadtgebieten sind heute oftmals schneller mit dem Fahrrad unterwegs. Findet man hier also eine praxistaugliche Lösung in Zusammenarbeit mit den Beteiligten, können schnelle Verbesserungen erreicht werden. Outside-of-the-box-thinking ist hier im Großen wie im Kleinen gefragt. Und stellt man sich auch im gewerblichen Bereich die Frage nach Verbesserungspotentialen, treten zumeist überraschende Einsparungsideen hervor. Insbesondere auch die Digitalisierung bringt viele neue und günstigere Abläufe mit sich und bindet weniger Personalkapazität.

Doch gerade in kritischen Infrastruktur-Einrichtungen ist es bei aller Kreativität und mithilfe neuer Technologien immer auch wichtig, nicht zu Lasten der Sicherheit zu gehen. Schließlich sind gerade hier definierte Abläufe und Routinen aus Sicherheitsgründen stets einzuhalten. Routinen sind wortwörtlich Lebensretter – gerade im Ernstfall, wenn das Hirn aufgrund Stress auf Überlebensmodus schaltet.

Daher sind für kreative Verbesserungen zwei Dinge gefragt: Zum Einen müssen alle Beteiligte eingebunden werden. Gerade in der Krise bringt es nichts, Lösungen einfach „überstülpen“. Und das bringt den zweiten Punkt mit sich: Kreativität ist nur außerhalb des akuten Notfallmodus möglich.

2. Erfahrungswissen nutzen und teilen

Natürlich sind kreative Lösungen toll, doch braucht es hier mehr denn je Erfahrungswissen. Arbeitnehmer:innen müssen erfassen, warum eine bestimmte Routine oder Regelung besteht. Ebenso sollten sie das Gesamtbild beurteilen können, bevor Optimierungen angedacht werden.

Plakatives Beispiel: Eine rote Ampel ist mit der Regelung verbunden, stehen zu bleiben – zur eigenen Sicherheit. Gehe ich drei Meter weiter ohne Ampel über eine Straße, muss ich in der Lage sein, die Verkehrslage anhand meiner Erfahrung sicher einzuschätzen. Ansonsten geht mein „mutiger Weg“ unter Umständen ins Krankenhaus.

Das Gesamtbild muss also erkannt und Konsequenzen der Änderungen entsprechend richtig abgeschätzt werden. Welche Chancen und Risiken ergeben sich? Umso größer die negativen Konsequenzen sein können, umso wichtiger ist hier das entsprechende Knowhow – auch um aus Unerfahrenheit mögliche Katastrophen zu verhindern.

Erfahrungswissen wirksam weiter zu geben ist folglich eine der größten Herausforderungen im gewerblichen Bereich. Gerade Bereich der kritischen Infrastrukturen.

3. Zusammenarbeit im Team fördern

Wenn Aufgaben, die zuvor von zwei Personen erledigt wurden, nunmehr nur noch von einer Person bewältigt werden sollen, setzt dies ein gut funktionierendes Team voraus. Wenn jeder die Stärken und Schwächen des anderen genau kennt, können Aufgaben stärkenorientiert und dadurch zeiteffizient abgearbeitet werden. Denn was nützt es, wenn jemand ohne die notwendige Fachkenntnis zu einem Einsatz geht? Das bindet zu viel kostbare Zeit.

Auch gute Kommunikation ist entscheidend. Dabei gilt im akuten Krisenfall: So viel wie notwendig. Feuerwehrleute üben Routinen und Abläufe, damit im Krisenfall jeder genau und ohne viele Worte weiß, was er zu tun hat. Warum? Weil auch Kommunikation Zeit kostet. Wer also sein Team kennt, weiß welche Informationen der Teamkollege gerade benötigt und welche verzichtend sind, und ist so besser in der Lage eine Krise zu meistern. Neben hohen Kommunikations-Skills setzt das auch eine gute Vertrauensbasis voraus. Eine Basis, die durch organisatorische Maßnahmen vorab bewusst gelegt werden muss.

Für einen weiteren Aspekt ist ein gutes Team unabdingbar: Eine direkte Vertrauensbasis zwischen einer erfahrenen und einer weniger erfahrenden Person kann im Akutfall die wichtige Brücke sein, die den operativen Betrieb noch aufrecht erhalten lässt.

4. Teamkultur stärken trotz Homeoffice

Ist Kapazität aufgrund von Quarantäne bereits knapp und arbeiten viele Mitarbeiter im Homeoffice, dann besteht die Gefahr, dass Teams nicht produktiv zusammenarbeiten. Permanent stellt sich die Frage: Wer arbeitet gerade wo? Die räumliche Trennung birgt die Gefahr negativer Konsequenzen. Die informelle Kommunikation fehlt und die Vertrauensbasis bröckelt: Es können Leistungsfähigkeit, Kreativität und Motivation beeinträchtigt sein.

Oft fordert das Homeoffice Teamleiter :innen besonders heraus, denn die Vorgesetzten spielen eine zentrale Rolle und können eine gute Zusammenarbeit aktiv begünstigen. Netzwerken und Kontakthalten ist gerade im Homeoffice sehr wichtig. Das erfordert deutlich mehr Initiative an die Teamleiter: innen. Spontananrufe, Chats, ein Daily Gruppenmeeting … All das stärkt die Teamkultur, wenn räumlich getrennt voneinander gearbeitet wird.

5. Motivation und Wertschätzung bewusst leben

Gerade in stressigen, herausfordernden Zeiten hungern wir nach guter Motivation und ernst gemeinter Wertschätzung. Wenn Arbeitnehmer:innen respektvoll behandelt werden und sich in der Gruppe involviert fühlen, sind sie zu besonders hohen Leistungen bereit. Ein ehrliches Lob von Kolleg:innen und Vorgesetzten wirkt oft Wunder und stärkt den Zusammenhalt im Team.

Vorne dabei stehen die Teamleiter, die alle Teammitglieder gleich behandeln und Verlässlichkeit demonstrieren. Das fördert die Kooperationsbereitschaft und Flexibilität der einzelnen Mitarbeiter:innen sowie die Kommunikationsbereitschaft, um an einer gemeinsamen Lösung zu arbeiten. Das alles sind wichtige Faktoren für die Vorbereitung einer guten gemeinschaftlichen Krisenbewältigung.

Fazit: Zusammenarbeit strategisch fördern kann gelingen

Nicht nur während Corona Homeoffice Zeiten: Organisationen tun gut daran, neben der Effizienz von Systemen auch stets die Menschen mit Ihrem jeweiligen Erfahrungsschatz im Blick zu haben. Durch die bewusste Architektur eines Onboardings- oder Mentoring-Programms kann beispielsweise der Knowhow-Transfer innerhalb der Organisation zukunftssicher gestellt werden. Insbesondere im spezifischen gewerblichen Bereich kann ein rechtzeitig eingeführtes Mentoring-Programm Organisationen fit für die Zukunft und somit krisenfest machen.